为了加强协会的政务工作，切实提高公文处理的效率和公文质量，加强对协会档案资料的管理，规范协会的建设，提高工作水平，根据档案管理实际情况，制定本制度。
第一条 公文的种类、内容及签发程序
（一）浙江省外商投资企业协会发文
1、文件字号为“浙外资协”
2、文件的主要内容：
（1）贯彻执行党和国家的方针、政策、决定、决议、指示；
（2）转发主管单位及国家有关协会的文件；
（3）报送给上级机关的文件；
（4）印发会员代表大会、理事会、常务理事会的决议、决定；
（5）以协会名义安排和部署工作；
（6）以协会名义印发的其它文件。
（二）浙江省外商投资企业协会发函
1、文件字号为“浙外资协函”。
2、文件的主要内容：与平行、不相属的单位商洽工作，询问和答复问题。
（三）收文
1、文件字号为“浙外资协收”
2、文件的主要内容：上级主管单位的通知，平行、不相属的单位的来文、来函。
一般情况下，发文发函由秘书处拟文，执行会长（副会长）签发，重大事项的发文发函报轮值会长团审议后发文、发函。重大事项收文协会秘书长向会长团汇报后阅签处理。发文、发函、收文登记归档保存。
第二条 协会档案的管理工作
由秘书处具体人员负责，专人管理，保证档案管理的科学性，合理性。
第三条 存档范围
（一）重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、照片等；
（二）发文、发函、收文；
（三）协会年度总结、年度计划、凭证、账本；
（四）其他材料。
第四条 资料的存档
（一）以上材料一般以打印稿存留。根据资料的性质、类别存档，统一入档，需备份电子档，定期对新资料进行清点，有专人负责分类存档；
（二）资料存档原则上需采用正规公文格式，一般采用A4 纸存档，所有材料应客观、公平、真实，需备电子稿。
第五条 档案收集
（一）档案材料要整洁,不能残缺不全；
（二）按要求和分类存档，不能杂乱无章；
（三）严格执行立卷归档及登记制度；
（四）档案收集整理工作由协会办公室负责。
第六条 档案的查阅
（一）协会工作人员经协会负责人同意后查看资料，若需将材料拿出协会必须经协会秘书处同意后在档案外借记录本上做好记录；
（二）各级协会成员，如需查阅相关资料，应说明理由及请求协会秘书处批准；
（三）任何查阅人员，必须保证档案的完整性，查阅后恢复原状，不得乱扔乱放，同时未经许可不得涂改、带出、复印或其他非法形式使用。
第七条 档案的更新
每年度期末对全部的档案清点整理一次，根据实际情况或需要作以调查、更新，使之日趋合理化、科学化。
第八条 附则
本制度最终解释权归协会秘书处所有。
